W wielu firmach papiery wciąż pełnią ważną rolę, mimo rosnącej popularności dokumentacji elektronicznej. Umowy, tabele, faktury i raporty często trzeba segregować, udostępniać innym pracownikom lub przechowywać przez dłuższy czas. Najczęściej robi się to za pomocą segregatorów, które jednak zajmują sporo miejsca i wymagają dodatkowych akcesoriów. Z tego powodu coraz częściej stosuje się klipy biurowe, pozwalające przechowywać dokumenty w wygodny sposób, bez dziurkowania i bez kosztownych organizerów.
Dlaczego klipy biurowe pomagają lepiej przechowywać dokumenty?
Segregatory utrudniają pracę nad materiałami, które stale się zmieniają. Trzeba wyjmować kartki z koszulek, przekładać je i ponownie układać w kolejności. Zszywacz również nie jest dobrym rozwiązaniem, bo uszkadza papier i utrudnia późniejsze rozdzielanie. Tymczasem klipy biurowe umożliwiają łączenie i rozdzielanie zestawów w dowolnym momencie, bez wpływu na jakość kartki. Można ich używać wielokrotnie, dzięki czemu świetnie nadają się do dokumentów roboczych i materiałów, które będą często aktualizowane.
Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy:
- dokumenty są przekazywane między działami,
- część papierów trafia do archiwum, a część pozostaje w obiegu,
- liczba stron w danym zestawie stale się zmienia.
Jak wykorzystać je zamiast segregatora?
Stosowanie prostych uchwytów pozwala stworzyć własny system przechowywania. Nie wymaga to dodatkowych koszulek, dziurkowania ani kupowania kolejnych segregatorów. Wystarczy ułożyć dokumenty tematycznie, spiąć zestawy uchwytem i oznaczyć krótką kartką z nazwą projektu czy działu. Tak przygotowane zbiory można przechowywać w szufladach, pudełkach archiwizacyjnych lub w organizerach pionowych. Komplet pozostaje spójny, a przy tym łatwy do modyfikacji.
W ten sposób powstaje praktyczny zamiennik tradycyjnych segregatorów, który zajmuje mniej miejsca i pozwala szybciej odnaleźć potrzebne materiały.
Przechowywanie dokumentów a oszczędność w biurze
Wykorzystanie prostych rozwiązań to nie tylko wygoda, lecz także realne oszczędności. Segregatory wymagają kupowania etykiet, koszulek, przekładek oraz dodatkowej przestrzeni na regałach. Klipy biurowe można wykorzystywać przez wiele lat, a gdy przestaną być potrzebne, zajmują tyle miejsca, co drobny przyrząd biurkowy. W efekcie zużywa się mniej plastiku i tworzyw mieszanych, co ma znaczenie także dla firm dbających o aspekt ekologiczny.
Przemyślana organizacja dokumentów zaczyna się od małych zmian
Bez względu na wielkość firmy, odpowiedni sposób przechowywania dokumentów może usprawnić pracę całego zespołu. Klipy biurowe to niewielki dodatek, który pozwala lepiej zarządzać papierami, ograniczyć ilość niepotrzebnych akcesoriów i zyskać więcej miejsca. Jeśli chcesz usprawnić organizację w swoim miejscu pracy, spróbuj zamienić segregator na prostszy system. Czasem to właśnie mała zmiana okazuje się najbardziej praktyczna.
Klipy biurowe - Biurowe Zakupy
Adres:
Igańska 20, 04-087 Warszawa
Telefon:
884 788 788
Strona WWW:
https://biurowe-zakupy.pl/